Artikel 1 – Doel van het klachtenreglement
1. Dit klachtenreglement heeft tot doel:
o het waarborgen van een zorgvuldige, transparante en onafhankelijke
behandeling van klachten;
o het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening;
o het bieden van een laagdrempelige en duidelijke procedure voor klagers.
2. De klachtenprocedure laat wettelijke rechten en rechtsmiddelen van de klager
onverlet.
Artikel 2 – Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
 Kantoor: Nederlands SeQuestratie Kantoor B.V.;
 Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over de dienstverlening, het
handelen of nalaten van het Kantoor of haar functionarissen;
 Klager: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een klacht indient;
 Functionaris: iedere medewerker, bestuurder of opdrachtnemer handelend namens
het Kantoor.
Artikel 3 – Reikwijdte
1. Dit reglement is van toepassing op klachten met betrekking tot:
o Uitvoering van werkzaamheden;
o Communicatie en bejegening;
o Besluitvorming;
o Onafhankelijkheid en belangenafweging;
o Kosten en declaraties;
o Voortgang en doorlooptijd.
2. Klachten die uitsluitend betrekking hebben op:
o Rechterlijke beslissingen;
o Wettelijk verplichte handelingen;
Vallen buiten de reikwijdte van dit reglement.
Artikel 4 – Indienen van een klacht
1. Een klacht wordt schriftelijk ingediend en bevat ten minste:

o Naam en contactgegevens van de klager;
o Een duidelijke omschrijving van de klacht;
o Relevante data, personen en dossiers (indien van toepassing).
2. Klachten kunnen worden ingediend:
o Per e-mail: [in te vullen]
o Per post:
Nederlands SeQuestratie Kantoor B.V.
t.a.v. Klachtenfunctionaris
Diemerhof 42
1112 XN Diemen

Artikel 5 – Ontvangstbevestiging
1. Binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst bevestigt het Kantoor schriftelijk de
ontvangst van de klacht.
2. In de ontvangstbevestiging wordt aangegeven:
o wie de klacht behandelt;
o de te volgen procedure;
o de verwachte termijn van afhandeling.
Artikel 6 – Behandeling van de klacht
1. De klacht wordt onafhankelijk en zorgvuldig onderzocht.
2. De betrokken functionaris wordt in de gelegenheid gesteld te reageren.
3. Indien noodzakelijk kan aanvullende informatie worden opgevraagd bij de klager.
4. Het Kantoor streeft ernaar de klacht binnen veertien (14) dagen inhoudelijk af te
handelen.
Artikel 7 – Verlenging behandeltermijn
1. Indien afhandeling binnen de termijn niet mogelijk is, wordt de klager hierover
schriftelijk geïnformeerd.
2. Daarbij wordt gemotiveerd aangegeven:
o de reden van verlenging;
o de nieuwe termijn waarbinnen een beslissing wordt genomen.

Artikel 8 – Uitkomst en beslissing
1. De klager ontvangt een schriftelijke en gemotiveerde beslissing.
2. De beslissing bevat:
o De bevindingen;
o Eventuele maatregelen;
o Een conclusie.
3. Indien de klacht gegrond is, treft het Kantoor passende maatregelen ter verbetering.
Artikel 9 – Escalatie

1. Als de klager zich niet kan verenigen met de uitkomst, kan de klacht worden
voorgelegd aan de directie van het Kantoor.
2. De directie beoordeelt de klacht opnieuw en neemt een bindend intern besluit.
Artikel 10 – Vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid
1. Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.
2. Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van de klacht.
3. Dossiers worden bewaard conform geldende wet- en regelgeving.
Artikel 11 – Registratie en evaluatie
1. Alle klachten worden geregistreerd in een intern klachtenregister.
2. Klachten worden periodiek geëvalueerd ter verbetering van de dienstverlening.
3. Structurele signalen leiden tot aanpassing van interne processen.
Artikel 12 – Slotbepalingen
1. Dit klachtenreglement treedt in werking op de datum van vaststelling.
2. Het Kantoor behoudt zich het recht voor dit reglement te wijzigen.
3. De meest actuele versie is beschikbaar via de website van het Kantoor.
Koppeling Klachtenregeling aan WWFT & Compliance
Artikel 13 – Relatie met WWFT en Compliance beleid
1. Het Nederlands SeQuestratie Kantoor B.V. voert een integraal WWFT- en
Compliance beleid, gericht op:
o Het voorkomen van witwassen en financiering van terrorisme;
o Het waarborgen van integriteit, onafhankelijkheid en transparantie;
o het signaleren en beheersen van juridische en reputatierisico’s.
2. De klachtenregeling vormt een onderdeel van dit integrale compliance kader en
fungeert mede als:
o Signaalmechanisme voor mogelijke ongebruikelijke transacties;
o Interne controlemiddel voor integriteitsrisico’s;
o Toetsingsinstrument voor naleving van wet- en regelgeving.

Artikel 14 – Klachten met WWFT-relevantie
1. Indien een klacht (mede) betrekking heeft op:
o Herkomst of bestemming van gelden;
o Transacties of vermogensverschuivingen;
o Onduidelijke eigendomsstructuren;
o Ongebruikelijke instructies of druk op besluitvorming;
o Mogelijke belangenverstrengeling;
Wordt deze klacht aangemerkt als WWFT-relevant.

2. WWFT-relevante klachten worden:
o separaat beoordeeld binnen het compliance kader;
o Gemeld aan de Compliance Officer van het Kantoor;
o Vastgelegd in het interne compliance- en incidentenregister.

Artikel 15 – Onderzoek en meldplicht
1. De behandeling van een WWFT-relevante klacht laat de wettelijke meldplicht
onverlet.
2. Indien uit de klacht of het onderzoek blijkt dat sprake kan zijn van een
ongebruikelijke transactie, wordt beoordeeld of melding bij de FIU-Nederland
noodzakelijk is.
3. De klager wordt niet geïnformeerd over een eventuele FIU-melding, conform
wettelijke geheimhoudingsverplichtingen (tipping-off-verbod).
Artikel 16 – Rol van de Compliance Officer
1. De Compliance Officer:
o Ziet toe op correcte toepassing van dit klachten- en compliancekader;
o Beoordeelt klachten met verhoogd integriteits- of WWFT-risico;
o Adviseert de directie over vervolgstappen en beheersmaatregelen.
2. Indien nodig kan de Compliance Officer adviseren tot:
o Opschorting van werkzaamheden;
o Aanvullende cliëntenonderzoeken (CDD/EDD);
o Interne escalatie of beëindiging van de opdracht.

Artikel 17 – Escalatie en risicobeheersing
1. Klachten die duiden op verhoogde compliance- of integriteitsrisico’s kunnen leiden
tot:
o Herbeoordeling van het cliëntdossier;
o Herziening van de risicoclassificatie;
o Activering an de interne stop- of exit-procedure.
2. De directie besluit, op advies van de Compliance Officer, over eventuele maatregelen.
Artikel 18 – Documentatie en bewaartermijnen
1. Klachten met WWFT- of compliance-relevantie worden:
o zorgvuldig gedocumenteerd;
o minimaal vijf (5) jaar bewaard, conform de WWFT.
2. Deze documentatie is uitsluitend toegankelijk voor daartoe bevoegde functionarissen.
Artikel 19 – Samenhang met overige regelingen
Dit hoofdstuk dient te worden gelezen in samenhang met:
 Het WWFT-beleid;
 Het cliëntenonderzoek (CDD/EDD);
 Het integriteits- en governancebeleid;

 De interne risicobeoordeling.